Lean Ad­mi­nis­tra­ti­on

Aktuelle Beweggründe

Schlanke Prozesse und transparente, zielgerichtete Strukturen – der Effizienzdruck macht vor den Administrationsfunktionen nicht halt. Neben der laufenden Optimierung (z.B. im Rahmen des jährlichen Budgetprozesses) setzen viele Unternehmen und öffentliche Organisationen Optimierungsprojekte für die Verwaltung auf. Kosten für die IT-, HR-, Finanz- und andere dienstleistende Verwaltungsfunktionen sollen damit deutlich reduziert werden. Neben Effizienzgewinnen lassen sich weitere wichtige Ziele für eine nachhaltige "Lean Administration"-Initiative ausmachen:

  • Bessere Transparenz hinsichtlich der Administration Services und der jeweiligen Qualitäts- und Kostentreiber
  • Weiterentwickeltes Service-Grundverständnis hin zu mehr Fokussierung (Vermeidung von "Verschwendung") und Prozessdenken
  • Höheres Kostenbewusstsein innerhalb der Verwaltungsfunktionen wie auch bei den internen Kunden

Herausforderungen

Häufig sind es Neuausrichtungen im Kerngeschäft eines Unternehmens, die Anpassungen im unterstützenden Verwaltungsbereich nach sich ziehen ("Admin follows Business"): Strukturen und Prozesse werden an ein neues Geschäftsmodell angepasst, Service-Levels und Kapazitäten an eine veränderte Nachfrage ausgerichtet. So unterschiedlich der konkrete Anlass für eine "Lean Administration"-Initiative sein mag, die Herausforderungen sind ähnlich:

  • Entwicklungen bei Wettbewerbern oder externen Serviceprovidern sind ein wichtiger Taktgeber für mögliche Veränderungen. Ideen und Best Practices sollten daher regelmäßig geprüft werden. Gleichzeitig gilt es, die Besonderheiten des eigenen Unternehmens zu beachten.
  • Dies gilt auch für die Definition des konkreten Ziels einer "Lean Administration"-Initiative: Eine ambitionierte und zugleich realistische Zielvorgabe ist die Basis für Optimierungserfolge. Die Festlegung des Ambitionsniveaus in Anlehnung an externe Benchmarks sollte mit Augenmaß erfolgen. Nahezu unverzichtbar hingegen ist die Definition einer klaren Baseline – sie erhöht die Messbarkeit und damit Verbindlichkeit des Ziels.
  • Einsparpotentiale liegen häufig quer zur Linienorganisation in funktionsübergreifenden Prozessen oder an den Schnittstellen der internationalen Zusammenarbeit. Entsprechend ist es vielfach sinnvoll, die Verschlankung der Administration funktions- und länderübergreifend anzugehen.
  • Viele Optimierungsprojekte scheitern während der Umsetzung. Die Konzeption von Verbesserungsideen und Maßnahmen sollte daher so konkret wie möglich erfolgen. Ggf. können auch schon frühzeitig erste Umsetzungserfahrungen in Pilotprojekten gesammelt werden.
  • Optimierung bedeutet Veränderung bestehender Strukturen, Abläufe und Denkmuster. Neben der Identifikation, Konkretisierung und Umsetzung von Maßnahmen kommt dem Change Management daher eine elementare Bedeutung zu.

Unser Angebot

CTcon unterstützt Sie bei der Bewältigung dieser Herausforderungen nachhaltig

  • von der Konzeptentwicklung über die Pilotierung bis zur Umsetzung von Strukturen und Abläufen im Tagesgeschäft sowie
  • ganzheitlich durch eine enge Verzahnung mit unterstützendem Change Management.

Ihr Ansprechpartner

Björn Radtke
Partner | Düsseldorf
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